Как оформить счёт-фактуру в строительном магазине и не потерять последние нервы

Как оформить счёт-фактуру в строительном магазине и не потерять последние нервы

Ну что, коллеги по ремонту, стройке и закупкам с головой? Если вы хотя бы раз в жизни пытались взять что-то на юрлицо в строительном магазине — вы уже знаете, что это не прогулка по торговому центру. Это квест. Местами — триллер. Особенно если вам нужна не просто бумажка об оплате, а именно счёт-фактура. Та самая, без которой бухгалтер будет смотреть на вас с выражением «ты серьёзно, вот это ты принёс?». Так вот, если вы думаете, что счёт-фактура — это просто чек с печатью, придётся вас огорчить. Или, наоборот, порадовать — сейчас расскажем, как всё оформить, не поседев и не вступив в переписку с налоговой. Без лишней воды, по-человечески и с юмором там, где без него никак.

Зачем вообще эта счёт-фактура

Для начала давайте честно: если вы — физлицо и покупаете лопату в «Леруа» на дачу, счёт-фактура вам как пятое колесо. Но если у вас ИП, ООО, стройфирма, вы делаете закупку на объект, и ваш бухгалтер ждёт бумаги с НДС — всё, выбора нет. Счёт-фактура — это официальный документ, без которого вы не сможете:
  • Подтвердить вычет по НДС.
  • Отчитаться по закупкам в налоговой.
  • Провести нормальную бухгалтерию.
  • Избежать ситуации «а на основании чего у вас цемент на складе?».
Другими словами, счёт-фактура — это не каприз. Это как пропуск в мир цивилизованных закупок. Без неё — всё по наитию, а с ней — по закону.

Что в ней должно быть

Счёт-фактура — это не просто слово, которое звучит солидно. Это документ строго определённой формы, и если в нём чего-то нет, то вся бумага — коту под хвост. Что должно быть обязательно:
  • Реквизиты продавца: ИНН, КПП, юр. адрес, номер счёта.
  • Реквизиты покупателя (то есть вас): тоже ИНН, КПП, адрес, всё как положено.
  • Номер и дата счёт-фактуры.
  • Перечень товаров с указанием количества, цены и суммы.
  • Ставка НДС по каждому товару.
  • Итоговая сумма без НДС, сумма НДС и сумма с НДС.
  • Подписи ответственных лиц и, если у кого-то ещё осталась, печать.
Если хотя бы один из этих пунктов куда-то делся — считайте, документ вам в налоговой не зачтут. Бухгалтеры вам так и скажут: «Дорогой, это что?».

Как не перепутать: счёт, накладная, счёт-фактура

Да, эти три документа путают все. Особенно когда вы стоите на складе, вам уже вручили бумажку, вы счастливы, а потом звоните в офис, и вам говорят: «Это что, просто счёт?! А где счёт-фактура?!». Разница такая:
  • Счёт — это предложение. Там пишут: «Платите столько-то за это вот». Пока не оплатили — это просто бумага.
  • Накладная (ТОРГ-12) — документ по факту передачи товара. Показывает: вы взяли на руки вот это вот.
  • Счёт-фактура — налоговый документ, в котором прописан НДС. Главное для вычетов. Его дата и номер потом попадают в книгу продаж и покупок.
Все три бумаги нужны. Иногда их объединяют, делают универсальный передаточный документ (УПД), но если вы работаете с классическим подходом — просите и накладную, и счёт-фактуру.

Где в строительных магазинах дают счёт-фактуру без боли

Если вы пришли в обычный магазин «а-ля стройбаза у МКАДа», и сказали: «Мне счёт-фактуру», велика вероятность, что: а) на вас посмотрят с опаской, б) позовут бухгалтера из кабинета на втором этаже, в) скажут: «Приезжайте завтра, у нас директор подписывает по понедельникам». Чтобы не вляпаться в такую ситуацию, вот ориентиры — куда идти, если хотите всё по-честному, быстро и по юрлицу:
  • Петрович — у них всё автоматизировано, счёт-фактура высылается после оплаты, с УПД.
  • Леруа Мерлен — через корпоративный кабинет можно получить полный комплект документов, правда, не мгновенно.
  • ВсеИнструменты.ру — после оплаты присылают весь пакет.
  • ЭТМ, Электрика.ру и другие инженерные поставщики — там вообще с документами всё чинно.
В мелких магазинах уточняйте заранее: «Работаете с юрлицами? Счёт-фактуру выдаёте?» Лучше потратить пять минут на звонок, чем полдня на пустую поездку.

Как оформить: шаг за шагом

Представим, что вы нашли магазин, где с юрлицами работают. Что дальше?
  1. Сообщаете, что покупка по юрлицу. Прямо с порога. Не после выбора товара, не на кассе, а сразу.
  2. Передаёте реквизиты. Или даёте карточку компании, или диктуете на месте. Лучше иметь с собой файл на флешке или телефоне.
  3. Получаете счёт. Там всё как обычно — позиции, суммы, НДС, итого. Проверяете всё внимательно.
  4. Оплачиваете по безналу. Через банк, онлайн, как вам удобно. Главное — с расчётного счёта вашей фирмы.
  5. Получаете товар + документы. Это может быть на месте или с доставкой. Главное — вместе с товаром или позже по почте вам должны выдать:
    • Счёт-фактуру.
    • Накладную (ТОРГ-12) или УПД.
  6. Передаёте всё в бухгалтерию и спите спокойно.
Если вы платите заранее, счёт-фактуру дадут после отгрузки. Если платите при получении — могут оформить сразу. Но порядок выдачи зависит от компании, лучше уточнять.

Частые грабли и как их обойти

Тут как на стройке — вроде бы всё понятно, но постоянно что-то идёт не так. Вот что бывает чаще всего:
  • Забыли указать юрлицо при оформлении. И всё, потом счёт-фактуру не переделать.
  • Оплатили с карты физлица. НДС не вернёте, бухгалтер будет рыдать.
  • Взяли товар, а документы не подписали. И потом — нет акта приёма-передачи, и привет.
  • Опоздали за документами. Некоторые магазины хранят их 3–5 дней, потом — ищите ветра в поле.
  • Не проверили реквизиты. Продавец ошибся в одной цифре — и всё, документ формально не считается.
Так что да, лучше сто раз перепроверить всё на месте, чем потом устраивать квест по восстановлению документов.

Смешное, но реальное

Знаете, какой самый частый вопрос, который продавцы слышат от начинающих ИП-шников? «А счёт-фактура — это та бумажка, где жирным написано “счёт”?» Нет. Там не просто жирное. Там целый блок: «Форма документа», «ИНН», «номер», «ставка НДС» и вся эта бухгалтерская поэзия. Настоящая счёт-фактура пахнет Excel’ем и пыльным архивом. А не принтером в подвале.

Можно ли попросить счёт-фактуру потом?

Теоретически — да. На практике — нет. Магазины не любят возиться с бумажками задним числом. Они говорят: «Мы же вам выдали чек? Ну и живите с этим». Если вы не указали, что оплата по юрлицу — всё, поезд ушёл. Некоторые идут навстречу, если вы там постоянный клиент. Но в большинстве случаев — «извините, не предусмотрено». Так что думайте до, а не после.

Можно ли взять всё одним документом?

Да, можно. Это называется Универсальный передаточный документ (УПД). Он совмещает в себе и накладную, и счёт-фактуру. Его любят те, кто не хочет тянуть бумажки в две руки. Почти все крупные поставщики перешли на УПД. Особенно удобно, если документы приходят вам по электронной почте — экономит тонну времени. Главное — убедиться, что в УПД всё прописано: и товары, и суммы, и НДС, и подписи.

Бумажка есть, а НДС не взять — как так?

Бывает и так. Вам дали бумагу, там даже написано «счёт-фактура», но налоговая потом говорит: «Не катит». Почему?
  • Компания-продавец не на общей системе налогообложения. То есть НДС у них нет.
  • Документ заполнен с ошибками.
  • Нет подписи ответственного лица или она криво отсканирована.
  • Счёт-фактура не зарегистрирована в системе.
Короче, бумажка — не всегда билет в НДС-рай. Проверяйте продавца заранее. Лучше потратить минуту и вбить ИНН в «Прозрачный бизнес», чем потом расхлёбывать.

Напоследок — мини-чеклист для оформления счёт-фактуры

Вот список, который стоит держать в телефоне или блокноте, если вы часто покупаете стройматериалы для фирмы.
  • Уточните, работает ли магазин с юрлицами.
  • Сообщите, что покупаете по безналу.
  • Передайте полные реквизиты.
  • Убедитесь, что товары есть в наличии.
  • Получите счёт и оплатите с юр. счёта.
  • Заберите товар + счёт-фактуру + накладную.
  • Проверьте правильность всех данных.
  • Сдайте бухгалтеру и не вспоминайте об этом до следующей стройки.

Развязка без лишнего пафоса

Счёт-фактура — штука не весёлая, но важная. Без неё ваш бизнес похож на дом без фундамента — вроде стоит, но как-то неуверенно. Оформлять её — не геройство и не страдание, а обычная деловая необходимость. Просто подходите к этому с умом, не суетитесь и не паникуйте. А главное — выбирайте тех продавцов, с кем не приходится объяснять, что вы не шпион, а юрлицо. Где всё чётко, по-человечески, и с пониманием. Тогда и стройка будет идти, и бухгалтер спать спокойно. А вы — гордо говорить: «Я оформил счёт-фактуру. С первого раза».