Как избежать перебоев поставок на больших объектах

Если вы когда-нибудь сидели с чашкой кофе и пытались понять, почему грузовик с утеплителем не приехал, а бригада уже третий день чеснок на обед жарит — значит, вы сталкивались с перебоями в поставках. А если объект крупный, и всё завязано на сроки, логистику и настроение заказчика, то один срыв поставки может снести всю стройку как карточный домик. Тут уже не до шуток, хотя именно в такие моменты хочется орать: «Кто это вообще планировал?!» Так вот, поговорим по-человечески: как всё-таки не попасть в эту яму, когда вроде бы всё закуплено, но ничего не приехало или приехало не то, не туда и не тогда.

Почему вообще происходят сбои

Первый шаг к просветлению — понять, что сбой поставки — это не всегда злой умысел, не обязательно проклятие и не только ваша ошибка. Это сложный пазл, где любая деталь может подвиснуть. Иногда виноват поставщик, иногда склад, иногда транспорт, а иногда — прораб, который забыл сказать, что кирпич нужен не через неделю, а вчера. Вот основные причины:

• Неправильный график поставок или его отсутствие.
• Заказ на эмоциях («давай всё сразу, там разберёмся!»).
• Поставщик передумал или не вывез.
• Склад ошибся с комплектацией.
• Не проверили наличие заранее.
• Не зарезервировали нужные позиции.
• Не учли логистику: одна машина, пять адресов.

На бумаге — всё красиво. В жизни — стоит бетономешалка, а мешки с цементом уехали в Подольск вместо Одинцово.

План — всему голова

Да, сейчас будет скучно, но без этого никак. Если на объекте работает десять бригад, три поставщика и каждый третий день подъезжает новая партия, то без грамотного плана вы скорее спалите каску, чем справитесь. Как выглядит хороший план?

• Чёткий список всех материалов по этапам работ.
• График поставок — не просто «в июне», а «до 15 июня, 12 поддонов, объект 4».
• Буфер — материалы, которые должны быть на месте заранее.
• Ответственные за каждую поставку — кто заказывает, кто принимает, кто проверяет.

Хороший план — это как шпаргалка, только не для экзамена, а для жизни. Он не избавит от всего, но хотя бы даст шанс отследить, где сломалось.

Работать с проверенными

С поставщиками, как с сантехниками. Можно вызывать каждый раз нового, но тогда каждый раз что-то будет подтекать. Лучше один раз найти своего, с кем выработаете схему, поймёте характеры и научитесь доверять. Проверенный поставщик — это не тот, кто один раз продал вам вагон арматуры. Это тот, кто:

• Не кидает с ценами.
• Предупреждает, если что-то идёт не так.
• Держит резерв под вас.
• Знает ваш объект и может сам напомнить: «Вы, кстати, говорили, что скоро плитку повезёте — у нас тут остатки заканчиваются».

Если поставщик отвечает на звонки, даже когда у него выходной — держитесь за него.

Зарезервировать — значит выдохнуть

Одна из главных проблем на крупных стройках — дефицит. Когда товар в моменте есть, а через три дня — уже нет, и всё, жди новую поставку. А бригада тем временем стоит, прораб нервничает, заказчик косится. Резервы спасают. Не всегда бесплатно, но спасают. Принцип такой:

• Попросите заранее отложить партию под ваш проект.
• Оформите бронь, даже если отгрузка через две недели.
• Подтвердите объём письменно или по счёту.
• Не полагайтесь на «да, держим на вас» — без документа это просто воздух.

Иногда склады берут предоплату за бронь. Иногда — просто словом фиксируют. Но главное — за вами будет числиться товар. И даже если все вокруг захотят купить, вам он достанется первым.

Запас — не роскошь

Есть такая старая прорабская мудрость: «Лучше пусть останется, чем потом с колес привезут». На больших объектах это особенно актуально. Делайте буферные закупки. Не на всю стройку, но хотя бы на ближайший этап. Например, если по плану вам нужно 200 мешков шпаклёвки — купите 240. Оставшиеся 40 — ваш запас на случай сбоев, брака или тупо перерасхода (который случается всегда). Также желательно иметь запас по мелочам:

• Крепёж.
• Рукава, хомуты, соединители.
• Средства защиты.
• Расходники (всякие валики, перчатки, ведра).

Они вроде бы мелочь, но именно из-за них часто встаёт вся линия.

Централизовать закупки

Чем больше людей вовлечено в снабжение, тем больше шансов, что кто-то что-то забудет. А если у каждого прораба свои каналы, свои поставщики и своё видение логистики — стройка превращается в квест. Лучше централизованная система:

• Один человек или отдел отвечает за все закупки.
• Он ведёт таблицу — что, откуда, когда и куда.
• Все заявки собираются заранее.
• Он контролирует поступление и проверяет на складе.

Да, поначалу кажется, что это усложняет. Но на деле — спасает. Потому что никто потом не скажет: «Я думал, это уже заказано…»

Сразу на объект или через склад?

Иногда проще возить сразу на стройку — меньше телодвижений. Но если объект большой, а логистика сложная — стоит подумать о промежуточном складе. Плюсы промежуточного склада:

• Можно принимать товар заранее.
• Удобнее проверять качество.
• Есть где пересортировать и доукомплектовать.
• Бригады получают материалы по графику.

Это особенно полезно, если объекты в разных концах города или если поставки идут «порционно».

Отслеживание и отчётность

Если не вести учёт, рано или поздно вы окажетесь в ситуации, где непонятно, куда делись 300 метров кабеля. А поставщик будет уверять, что всё отгрузил, и даже ТТН покажет. Ведите простейший учёт:

• Что и в каком количестве поступило.
• Когда и куда отправлено.
• Кто принимал.
• Что израсходовано.

Сейчас даже в телефоне можно вести таблицу. Или использовать приложения — простые CRM или Google Таблицы. Главное — не полагаться на память.

Общаться с поставщиком, как с партнёром

Если вы работаете с магазином или складом на постоянной основе, не бойтесь выходить на контакт. Не просто заказывать — а разговаривать. Делиться планами. Сообщать об изменениях. Хороший диалог с поставщиком — это:

• Предупреждение об изменении сроков.
• Запрос на нестандартные позиции заранее.
• Уточнение по поставке, если чувствуете риск.
• Совместный график.

Многие сбои случаются просто потому, что кто-то не знал. Или знал, но постеснялся сказать. Говорите.

И наконец — контролировать, но не душить

Контроль — это хорошо. Но не надо превращаться в человека, который названивает каждые 15 минут и орёт: «Где моя фанера?!» Это никого не ускоряет. Лучше:

• Назначьте ответственного за каждую поставку.
• Пусть он в нужный день — не раньше, не позже — уточняет статус.
• Если есть риск опоздания — сразу план Б.
• Не забывайте про то, что иногда виноваты погодные условия, пробки и прочие реалии.

Хороший снабженец — это не тот, кто всегда орёт. А тот, кто заранее всё разрулил и теперь пьёт чай.

Слово напоследок

Большие объекты — это как дирижировать оркестром. Всё должно звучать вовремя. И если скрипач (в смысле — поставка с утеплителем) опоздал — вся симфония рассыпалась. Вы не застрахованы от сбоев на сто процентов. Но можно снизить риски до минимума. Делайте буферы. Общайтесь. Планируйте. Работайте с надёжными. И не бойтесь спрашивать, если что-то идёт не по плану. Потому что лучше один раз уточнить, чем потом неделю слушать от заказчика: «Почему у нас всё стоит, а деньги тикают?»